Steeds meer organisaties in de zorg kiezen voor zelfroosteren om werknemers meer invloed te geven op hun planning en zo de tevredenheid te verhogen. De intentie is goed, maar in de praktijk blijkt dit niet te werken. Drie redenen waarom zelfroosteren een illusie is, én de oplossing om het wel te laten slagen.

1. Zelfroosteren richt zich op flexibiliteit die er niet is

Meer dan 60% van de zorgmedewerkers heeft een parttime contract. De ontstane vrije dagen krijgen ook een invulling, soms zelfs op een vaste dag in de week zoals een papa/mama-dag. Hiermee zijn de te werken uren helemaal niet zo flexibel inzetbaar.

2. Er blijven altijd diensten oningevuld

Na het intekenen blijven er altijd diensten openstaan. Dan moet er ‘onderhandeld’ en geschoven worden met collega’s wat de sfeer meestal niet ten goede komt. En komen medewerkers er onderling niet uit? Dan moet de planner er alsnog aan te pas komen, en gaat het hele idee van zelfroosteren niet meer op.

3. De focus ligt bij zelfroosteren te veel op de korte termijn

Bij veel zorgorganisaties worden er te korte termijnen gehanteerd, bijvoorbeeld van één maand. Dit zorgt 12 keer per jaar voor spanningen om het rooster rond te krijgen. Bovendien weten medewerkers hierdoor minder goed waar ze aan toe zijn op de lange termijn.

De oplossing: participerend plannen

Participerend plannen is dé manier om medewerkers wel bij het planproces te betrekken, maar hen niet de verantwoordelijkheid te geven om met elkaar tot een volledig kloppend rooster te komen. De planner geeft aan welke diensten vervuld moeten worden, medewerkers geven hun voorkeuren door en vervolgens zorgt de planner voor een sluitend rooster waarin zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met de voorkeuren.

Enkele zaken om rekening mee te houden:

• Niet alle uren hoeven op basis van participerend plannen tot stand te komen. Denk bijvoorbeeld aan basisroosters waarvan 50% gevuld is en 50% flexibel is.
• Niet elke medewerker heeft behoefte aan flexibiliteit. Medewerkers die hun rooster liever voor een jaar vast hebben liggen, moeten deze mogelijkheid ook krijgen.
• Diensten kunnen het beste gebaseerd worden op de capaciteits-/taakplanning, zodat voor een bepaalde (langere) periode zichtbaar is wat de minimale bezetting moet zijn of al is door bestaande roosters.
• Denk na over diensten van 4 tot 5,5 uur, waardoor er meer flexibiliteit ontstaat in het rooster.
• Maak roosters voor minimaal een kwartaal, zodat medewerkers ook voor de langere termijn weten waar ze aan toe zijn.  

Participerend plannen is maatwerk

Elke zorgorganisatie is anders. Participerend plannen werkt daarom alleen met een systeem dat  de mogelijkheid biedt om het roosteren helemaal op uw organisatie af te stemmen, of zelfs op de verschillende afdelingen. PLNR beschikt over alle functionaliteiten om dit te realiseren. We implementeren participerend plannen op een manier die het beste bij uw organisatie past. Voor nu en de toekomst, want wij denken altijd met u mee. Neem geheel vrijblijvend contact met ons op.